Le consegne (e le prese in uguale modo) possono
essere inserite manualmente in Marathon dalla
maschera di inserimento bollette buoni di presa
E' possibile beneficiare
di molti automatismi per inserire i dati in fretta
e senza errori, ma ogni dato proposto dal programma
può essere modificato dall'utente.
Marathon usa delle regole (chiamate intelligenza
artificiale), che tengono conto dei dati digitati,
per proporre all'utente: il cliente del trasporto,
le zone di carico e destino della merce (utili
ai fini delle tariffe automatiche), l'applicazione
automatica delle tariffe sia per la fatturazione
al cliente che per il conteggio delle competenze
per padroncino o corrispondente.
Da questa finestra è possibile scegliere
mittente e destinatario dall'archivio delle anagrafiche
oppure codificare direttamente un cliente, e ottenere
subito la fattura sia in porto assegnato che in
porto franco.
Marathon segnala
all'utente se sta tentando di inserire una bolla
già presente in archivio, per evitare doppioni
In alternativa all'inserimento manuale dei trasporti,
è possibile utilizzare la potente funzione di
importazione automatica, che attraverso opportuni
"traduttori" è in grado di leggere dati
inviati dai clienti, direttamente nel loro formato.
E' possibile stampare immediatamente la bolla
dopo il suo inserimento, o richiamare successivamente
la finestra di stampa. Sono presenti inoltre numerose
liste di bolle per effettuare tutti i controlli
desiderati.
Esistono borderò interni (fatti per autisti
e padroncini) e borderò di linea (relativi
a corrispondenti), la stessa bolla se necessario
può essere inserita sia in un borderò
di un tipo che in uno dell'altro.
Si possono far
generare automaticamente a Marathon o possono
essere creati (e successivamente modificati) da
parte dell'utente.
Le bolle disponibili per essere incluse in un
borderò possono essere ordinate e visualizzate
nel modo più comodo per l'utente.
La stampa del borderò
è chiara, dettagliata e contiene tutti
i dati necessari, anche quelli relativi a contrassegni
e fatture in porto assegnato.
Le bolle nel boderò rimangono nell'ordine
in cui sono state inserite, sia nella maschera
che in stampa, in modo che si possa dare all'autista/padroncino
il giusto ordine di consegna (il cosiddetto "giro").
Esiste una maschera semplificata che può
essere utilizzata in sicurezza (nel senso che
si può visualizzare solo quella maschera
e non tutto il resto del programma) dagli autisiti
per la creazione dei borderò anche quando
gli uffici sono chiusi.
E' possibile indicare al Programma sia una
regolare conclusione del trasporto che un esito
non a buon fine.
A seguito della spunta, Marathon termina l'operatività
della/e bolla/e in oggetto, ma mantiene la consegna
tra i dati storici per una consultazione successiva.
A seguito di una spunta non a buon fine, sarà
possibile gestire riconsegne, giacenze e resi
merce, anche parziali. (Si rimanda alla gestione
Casi particolari e alla gestione giacenze).
Marathon gestisce tutti i casi in cui il trasporto
non rientri nella tipica situazione di consegna
a destinazione.
Caso uscita diretta
da magazzino senza passare per la consegna attiva
(senza borderò): Marathon gestisce sia
i casi in cui il destinatario passa a ritirare
la merce in magazzino, che tutte le situazioni
in cui la merce è distrutta, rubata, ecc.
Caso reso merce: a seguito della consegna non
effettuata, il trasporto può essere rinviato
al mittente utilizzando apposita procedura che
permette all'utente di decidere chi paga, chi
riceve, ecc. in modo semplice ed automatizzato.
E' possibile stampare
liste per la verifica delle situazioni sopra descritte.
Marathon gestisce tutti i casi in cui la merce
non arriva integra in magazzino.
In modo semplice
è possibile aprire una anomalia in relazione
ad un trasporto per la totalità dei colli
della bolla o per un numero inferiore
E' possibile successivamente chiudere la condizione
di anomalia in modo che la merce sia nuovamente
disponibile per la consegna
Il sistema ad eventi
tiene traccia permanentemente dell'anomalia, anche
dopo che questa è stata chiusa. I dettagli dell'anomalia
sono visibili, con le altre informazioni sull'evoluzione
del trasporto, nella maschera di storico.
E' possibile stampare lettere di notifica anomalie
per la corretta comunicazione. La lettera prevede
la possibilità di essere stampata su carta
comune, personalizzata con il logo dell'azienda.
Il modulo di stampa della lettera utilizza i dati
anagrafici dall'utente di Marathon, in modo che
essi possano essere variati direttamente da qualsiasi
operatore dotato di diritti amministrativi, senza
necessità di pagare un intervento specialistico.
Marathon gestisce tutti gli aspetti della giacenza.
Infatti è previsto che per ogni cliente
sia possibile stabilire l'aspetto economico sia
dell'apertura della pratica, che dei costi della
permanenza della merce in magazzino, che di eventuali
spese accessorie che debbano essere addebitate
al cliente.
In modo semplice
è possibile aprire una pratica di giacenza,
successivamente chiuderla avendo il pieno controllo
sugli addebiti da effettuare.
Marathon è predisposto per avvisare l'utente
quando ci sono bolle in magazzino che risultano
in giacenza superando il limite di giorni previsto.
Marathon è
predisposto per aprire automaticamente la procedura
di stampa delle lettere di avviso di giacenza
per evitare che l'utente si dimentichi di farlo.
Le lettere possono essere stampate su carta comune
in quanto ne è prevista la personalizzazione
con il logo dell'azienda. I dati anagrafici sono
modificabili direttamente dall'utente.
Le tariffe di Marathon sono potenti e molto
flessibili, è possibile codificare casi
anche molto particolari e complessi (come spesso
si è costretti a fare perchè il trasporto
sia redditizio), tengono conto della zona di carico,
della zona di destino, della categoria del cliente
e del tipo di merce trasportata.
Le tariffe possono
essere a peso, a collo, a forfait, a kilometro
e a volume, possono essere miste e possono essere
composte di due differenti addebiti (anche con
diverse unità di misura) per ogni singola
situazione. Per ciascuna tariffa è possibile
codificare un numero infinito di scaglioni.
Esiste una funzione che permette di memorizzare
delle regole di semplice comprensione dalle quali
poi generare le tariffe vere e proprie. Le regole
possono successivamente essere modificate e permettono
una variazione anche delle tariffe precedentemente
inserite in Marathon.
Le tariffe possono
essere riferite a ciascun cliente o a gruppi di
clienti, in modo da adeguarsi perfettamente alla
gestione reale del lavoro.
Esistono tariffe attive e tariffe passive
Le tariffe possono essere applicate automaticamente
dal programma durante l'inserimento delle bolle
oppure successivamente anche per gruppi di consegne.
Non è obbligatorio accettare la tariffa
automatica, è possibile inserire gli importi
a mano, oppure lasciare l'importo in bianco. Marathon
è comunque predisposto per evidenziare i trasporti
che non hanno i dati necessari al calcolo del
nolo, in modo che l'utente possa verificare che
non si tratti di un errore.
Marathon valorizza le bolle durante il loro
inserimento in base alla tariffazione automatica
o all'inserimento manuale degli importi.
Per verificare
l'esattezza dei dati di tipo tariffario, esistono
stampe di controllo e verifica delle bolle che
permettono di individuare molto semplicemente
eventuali mancanze o errori.
E' inoltre possibile simulare la fatturazione
senza veramente emettere i documenti.
Durante l'inserimento (o importazione) delle
bolle vengono generati i dati per l'emissione
delle fatture sia attive che passive (se necessario).
Successivamente
è possibile, attraverso una semplice procedura,
generare le fatture, selezionando i dati di interesse
(bolle di un certo periodo, oppure solo alcuni
clienti, ecc.)
Le fatture così prodotte, possono essere
successivamente modificate a mano o eliminate.
Modificando i documenti è possibile inserire
righe di addebito o accredito (sconti) oppure
righe di note, cioè descrizione senza alcun
importo. La numerazione delle fatture viene mantenuta
automaticamente da Marathon, ma può essere
modificata all'occorrenza.
Le fatture possono
essere anche inserite a mano qualora non sia necessario
fatturare bolle, ma prestazioni (o beni materiali)
che non riguardano direttamente le consegne.
Esiste una gestione
delle note di credito.
Quanto detto per le fatture attive vale anche
per quelle passive (padroncini o corrispondenti)
E' possibile emettere
le ricevute bancarie in formato elettronico, e
registrare l'incasso e il pagamento delle fatture.
A seguito dell'emissione automatica delle fatture
è possibile scegliere di stampare i documenti,
oppure è possibile solo visualizzarli.
E' possibile richiamare
la stampa delle fatture dalla finestra apposita,
eseguendo tutte le selezioni necessarie
Esistono diversi tipi di stampa fatture, in
base alle necessità dell'utente (stampa
con il dettaglio di tutte le bolle, o raggruppate
in differenti maniere, per evitare l'emissione
di documenti di troppe pagine).
La stampa delle fatture (anche
la nota di credito) è personalizzata
con il logo dell'azienda, viene quindi fatta
su carta comune, e i dati anagrafici relativi
sono modificabili dall'utente.
A seguito della spunta a buon fine delle bolle
con contrassegno o importo di terze parti, tali
somme sono considerate incassate.
E' possibile quindi
eseguire la restituzione delle somme attraverso
l'apposita funzione, ottenendo una lettera numerata
che verrà salvata nel suo archivio.
La lettera (personalizzata con il logo aziendale
e i cui dati anagrafici sono modificabili direttamente
dall'utente) può essere stampata su carta
comune e può essere ristampata tutte le
volte che si desidera.
Ogni restituzione contrassegni può essere
modificata o eliminata dall'utente all'occorrenza.
Ogni maschera di Marathon che visualizza un
archivio ha una funzione di ricerca molto potente.
A seguito di ogni
ricerca vengono visualizzati i risultati, e tali
elementi possono essere esportati ordinatamente
in Word o Excel, purchè tali software sono installati
nel sistema.
Il grande vantaggio di questa funzione è
che l'utente può successivamente ordinare
i dati, ricavarne grafici, analizzare gli elementi
secondo esigenze del tutto personali. Possono
anche essere utilizzati per il mailing, o numerosi
altri usi che dipendono solo dalle necessità
di ogni utente.
Le anagrafiche di Marathon (sia clienti che
fornitori) possono essere esportate su semplici
file di testo adatti ad essere letti da altre
applicazioni.
E' stato sviluppato un collegamento tra il nostro
Marathon e il software Inazienda2 di Sistemidata
spa (vai al loro sito), un semplice e potente
software di gestione fiscale dell'azienda.
Attraverso una apposita funzione è possibile
trasferire automaticamente tutti i dati di rilevanza
contabile da Marahon a Inazienda2.
I dati che possono essere trasferiti includono:
le anagrafiche clienti e fornitori, le fatture
sia attive che passive, gli incassi e i pagamenti
dei contrassegni. Da Marathon è possibile
organizzare il lavoro navigando direttamente negli
archivi di Inazienda2.
Esportazione
dati verso altri Marathon o altri sistemi
E' possibile esportare bolle o esiti di trasporti
per altre aziende o altre filiali che utilizzano
Marathon. Chi riceve i dati li vedrà integrati
nei suoi, anche se rimangono ben separati. (E'
possibile nello stesso modo importare i dati provenienti
da altri Marathon).
E' possibile anche attraverso funzioni spefiche,
esportare dati di bolle o esiti verso altri sistemi
informatici. Questi "traduttori" devono essere
creati in base alla specifiche degli archivi di
dati che si devono gestire.
Marathon è stato sviluppato seguendo
una rigorosa architettura client/server
In questo modo
le elaborazioni importanti del software vengono
eseguite sul server, e sulla rete passano soltanto
le informazioni relative alle richieste (nella
direzione dal client verso il server) e tornano
(nella direzione opposta dal server al client)
i risultati.
I vantaggi di questa impostazione sono diversi:
intanto i client possono anche essere macchine
non particolarmente avanzate, e inoltre potenziando
il server tutti avranno un beneficio immediato.
L'eventuale lentezza della rete non condiziona
in modo importante il lavoro di tutti i client,
e inoltre equipaggiando adeguatamente il server
(dischi fissi multipli, gruppi di continuità,
copie automatiche) si otterrà un buon livello
di sicurezza per l'intera installazione.
Marathon è predisposto per un utilizzo
utile del lettore ottico ("pistola"
laser). Il lettore può essere utilizzato
per accedere direttamente a specifici elementi
di ogni maschera del software, per la creazione
veloce di borderò, per la spunta delle
bolle e per altre funzioni.
Tutte le stampe di Marathon includono il codice
a barre per l'uso con il lettore ottico
Se il lettore ottico non è installato
nel sistema, l'utente può utilizzare le
stesse comode funzioni digitando il codice sulla
tastiera invece di "sparare" sul codice
a barre, infatti tutti i nostri codici a barre
includono anche il valore in numeri arabi.
Esiste una funzionalità che permette
di accantonare blocchi di dati (di solito si parte
dagli anni meno recenti) nei casi in cui gli archivi
risultino troppo pesanti o grandi per l'installazione
(anche se per Marathon non ci sono veri limiti
di dimensioni).
Gli archivi accantonati sono accessibili dall'utente.
Gli archivi di Marathon sono in formato Microsoft
SQL server, compatibili con l'ultima versione
Microsoft SQL server 2005, e beneficiano della
sicurezza di tale software per la protezione dei
dati da intrusioni esterne.
E' possibile vincolare l'accesso a Marathon
da parte di ogni utente alla digitazione di una
password così come previsto dalla legge
sulla privacy (DLGS. 30 giugno 2003, n. 196)
Per ogni utente è anche possibile decidere
i diritti di accesso indipendentemente per ogni
maschera del programma, in modo da stabilire quali
operatori possano fare determinate operazioni
delicate (che prevedano, ad esempio, fatturazione
di trasporti, lettura o inserimento di tariffe,
ecc.).
